ESCRIBIR E INSERTAR CAMPOS
Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación de correspondencia, a las etiquetas.
Después de conectar las etiquetas con la lista de direcciones, estará en condiciones de agregar marcadores de posición que indiquen dónde aparecerán las direcciones en cada etiqueta. También puede escribir el texto que desea que se repita en todas las etiquetas, como el logotipo de la organización o el remite en una etiqueta para envíos.
Los marcadores de posición de las direcciones se denominan campos de combinación de correspondencia. Los campos de Word se corresponden a los encabezados de columna del archivo de datos que elija.
Las columnas de un archivo de datos representan categorías de información. Los campos agregados a las etiquetas son marcadores de posición para estas categorías.
Las filas de un archivo de datos representan registros de información. Al realizar una combinación de correspondencia, Word genera una etiqueta por cada registro.
Colocando un campo en la etiqueta inicial que haya configurado (documento principal de la etiqueta), indica que desea que en esa ubicación aparezca una determinada categoría de información, como un campo o una dirección.
Qué ocurre al realizar la combinación
Al combinar, la información contenida en la primera fila del archivo de datos reemplaza los campos para crear la primera etiqueta. La información de la segunda fila del archivo de datos reemplaza los campos para crear una segunda etiqueta, y así sucesivamente.
Trabajar con campos: ejemplos
Puede agregar cualquier encabezado de columna de su archivo de datos a la etiqueta como campo, lo que ofrece gran flexibilidad al diseñar las etiquetas.
Por ejemplo, suponga que su lista de correo es la de los suscriptores de su boletín y que su archivo de datos incluye una columna, llamada FechaCaducidad, en la que se indica la fecha en que finaliza cada suscripción. Si coloca un campo «FechaCaducidad» en el documento principal de la etiqueta antes de ejecutar la combinación de correspondencia, los suscriptores podrán ver sus respectivas fechas de caducidad en sus etiquetas postales.
Los campos se pueden combinar y separar con signos de puntuación. Por ejemplo, para crear una dirección, puede colocar los campos en el documento principal de la etiqueta de esta manera:
«Nombre» «Apellidos»
«Dirección»
«Código postal» «Ciudad», «Estado o provincia»
Para elementos que se utilizan con frecuencia, como bloques de dirección o líneas de saludo, Word proporciona campos compuestos que agrupan entre sí una serie de campos. Por ejemplo, el campo Bloque de direcciones es una combinación de varios campos que incluye el nombre, los apellidos, la dirección, la ciudad y el código postal.
Puede personalizar el contenido de cada uno de estos campos compuestos. Por ejemplo, podrá seleccionar un formato de nombre formal en la dirección (Sr. Javier García Saavedra). En el saludo, podrá optar por usar "Para" en lugar de "Estimado".
Asignar los campos de combinación de correspondencia al archivo de datos
Para asegurarse de que Word encontrará una columna del archivo de datos que corresponda a todos los elementos de dirección o de saludo, puede que sea necesario asignar los campos de combinación de correspondencia de Word a las columnas del archivo de datos.
Para asignar los campos, haga clic en Asignar campos en el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia.
Se abrirá el cuadro de diálogo Asignar campos.
